GDPR – Informare privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal

Introducere

CivitaFlow Consulting SRL, in calitate de operator al platformei eAdmin, va informeaza cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal, in conformitate cu:

Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului (GDPR);
Legea nr. 190/2018 privind masurile de punere in aplicare a GDPR in Romania;
Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal si protectia vietii private in sectorul comunicatiilor electronice.

1

Identitatea si datele de contact ale Operatorului

Operator	CivitaFlow Consulting SRL
Temeiul legal al activitatii	SaaS – platforma de comunicare pentru administratii locale
Adresa sediului	Județul Mureș, România
Email de contact	contact@eadmin.ro
Telefon	+40 756 323646
Website	www.eadmin.ro
Autoritate de supraveghere	ANSPDCP – www.dataprotection.ro

2

Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

2.1 Date furnizate de utilizatorul final (cetatean)

Categorie date	Exemple	Scop
Date de identificare	Numar telefon, email (optional)	Inregistrare obligatorie in app, autentificare, contact
Date de localizare	GPS la transmitere sesizare, adresa localitate	Geofencing notificari, atribuire sesizare
Continut sesizari	Descriere text, fotografii	Gestionarea si rezolvarea sesizarilor civice
Date tehnice	IP, token push, tip dispozitiv, OS	Livrare notificari, securitate, diagnostice
Preferinte	Limba (RO/HU), notificari active/inactive	Personalizarea experientei in aplicatie

2.2 Date speciale

Platforma eAdmin nu solicita si nu prelucreaza categorii speciale de date cu caracter personal (date de sanatate, origine etnica, convingeri religioase, date biometrice etc.) in mod intentionat. Daca o sesizare contine inadvertent astfel de date, acestea sunt tratate cu acelasi nivel de protectie ca orice alta data personala.

3

Temeiul juridic al prelucrarii

Executarea unui contract (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR): pentru inregistrarea si gestionarea contului (nume, email, telefon), transmiterea notificarilor, gestionarea sesizarilor si identificarea zonei de colectare a deseurilor.
Consimtamant (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR): pentru cookie-uri neesential si comunicari de marketing (daca este cazul). Consimtamantul poate fi retras oricand.
Obligatie legala (art. 6 alin. 1 lit. c GDPR): pentru respectarea cerintelor legale de securitate si arhivare.
Interes legitim (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR): pentru prevenirea fraudei, securitatea platformei si imbunatatirea serviciilor (statistici anonimizate).

4

Drepturile persoanei vizate

Drept	Continut	Cum il exercitati
Acces (art. 15)	Copie a datelor detinute	Email la contact@eadmin.ro
Rectificare (art. 16)	Corectare date inexacte	Email la contact@eadmin.ro
Stergere (art. 17)	Stergerea datelor (in limitele legale)	Email la contact@eadmin.ro sau din setarile aplicatiei
Restrictionare (art. 18)	Suspendarea temporara a prelucrarii	Email la contact@eadmin.ro
Portabilitate (art. 20)	Export date in format structurat	Email la contact@eadmin.ro
Opozitie (art. 21)	Obiectie fata de prelucrarea pe interes legitim	Email la contact@eadmin.ro
Retragere consimtamant	Retragere oricand, fara efect retroactiv	Din setarile aplicatiei sau email
Plangere ANSPDCP	Sesizare autoritate de supraveghere	www.dataprotection.ro

Toate cererile vor primi raspuns in termen de 30 de zile calendaristice de la primire.

5

Destinatarii datelor si transferuri internationale

5.1 Destinatari interni (UE/SEE)

Furnizori de hosting (servere UE) – stocare si procesare date;
Furnizor SMS (SMSO sau echivalent, RO) – exclusiv pentru trimiterea notificarilor contractuale;
Administratii locale partenere – acces la datele cetatenilor proprii, in calitate de co-operatori.

5.2 Destinatari cu posibil transfer in afara UE/SEE

Google LLC (Firebase) – notificari push iOS/Android. Transfer realizat cu garantii adecvate: Clauze Contractuale Standard (SCC) aprobate de Comisia Europeana;
Apple Inc. (App Store) – distributie aplicatie iOS. Conformitate cu Deciziile de adecvare aplicabile.

6

Durata stocarii

Date de cont: pe durata contractului + 30 de zile dupa stergerea contului.
Sesizari civice: 3 ani de la rezolvare (conform obligatiilor de arhivare administrative).
Loguri de securitate: 12 luni de la generare.
Date anonimizate: nelimitat (nu mai constituie date cu caracter personal).
Date post-reziliere contract: export furnizat Clientului, stergere de pe servere in 60 de zile.

7

Masuri de securitate

Operatorul implementeaza masuri tehnice si organizatorice conform art. 32 GDPR, inclusiv:

criptare in tranzit (HTTPS/TLS 1.2+) si la stocare pentru datele sensibile;
autentificare cu factori multipli pentru conturile administrative;
control al accesului bazat pe roluri (RBAC);
backup zilnic cu stocare redundanta pe servere in UE;
proceduri de notificare a incalcarii securitatii datelor conform art. 33–34 GDPR (notificare ANSPDCP in 72h, notificare persoane vizate cand riscul este ridicat).

8

Rolurile in relatia de date – Operator vs. Imputernicit

CivitaFlow Consulting SRL – Operator independent: pentru datele colectate direct de la utilizatorii finali prin Site si Aplicatie (cont, sesizari proprii, preferinte).
Primaria partenera – Operator independent / Co-operator: pentru datele cetatenilor introduse de aceasta in platforma (liste de telefoane, date cadastrale etc.).
CivitaFlow Consulting SRL – Imputernicit: fata de primarie, pentru prelucrarea datelor cetatenilor furnizate de aceasta, in baza unui Acord de prelucrare a datelor (DPA) semnat cu fiecare primarie.

9

Decizii automate si profilare

Platforma eAdmin nu efectueaza profilare sau luare automata a deciziilor cu efecte juridice sau cu impact semnificativ asupra persoanelor vizate, in sensul art. 22 GDPR. Singurele procese automate sunt trimiterea notificarilor programate (ex. calendar deseuri) si filtrarea geografica a alertelor, care nu implica evaluarea comportamentului individual.

10

Actualizarea prezentei informari

Aceasta informare poate fi actualizata periodic pentru a reflecta schimbari legislative, tehnice sau organizatorice. Versiunea actualizata va fi publicata pe www.eadmin.ro si notificata utilizatorilor cu cel putin 14 zile inainte de intrarea in vigoare, prin notificare in Aplicatie.

11